Produktivnost je kombinacija inteligentnega načrtovanja in osredotočenosti ter truda. Ostati produktiven na delovnem mestu ali doma nam lahko predstavlja težavo. Na koncu vsakega (delovnega) dneva so velike možnosti, da niste zadovoljni z doseženim (narejenim) v tistem dnevu. Produktivnost se lahko stalno povečuje, vendar tu je nekaj točk, ki preverjeno delujejo.

Poiščite si pomoč / Razdelite si ustrezno naloge. 

Vsak potrebuje pomoč in težjih nalog naj ne bi reševali sami. Dve največji prepreki pri iskanju pomoči je zaupanje in introvertiranost.

Da bi vam drugi pomagali, morate zaupati svojim kolegom pri tem da vam pomagajo pri dokončanju vašega dela. Če poveste sodelavcem, kdaj je datum (deadline) za dokončanje projekta vas dodo najverjetneje jemali zelo resno. Poskrbite, da bodo vaši sodelavci dobili vse gradivo (resurse), ki jih potrebujejo. Naj bodo to relevantni dokumenti ali preglednice ali določen material, da boste dosegli najboljše možne rezulatate.

Ljudje se ne bodo prostovoljno javljali, da vam pomagajo, zato jih morate brez sramu vprašati. Če ste preveč introvertirana oseba, da bi vprašali za pomoč boste morali naloge delati sami. Lahko celo postanete ''delovni konj'' od nekoga drugega, ker ste preveč sramežljivi, da bi spregovorili.

Ne pustite se potegniti v nepotrebne sestanke

Čas je najpomembnejša valuta v vašem življenju. Spoznavanje novih ljudi za potrebe mreženja je morda mikavno, vendar čas, ki ga preživite za delovno mizo je zelo pomemben. Vedeti katere sestanke/srečanja izpustiti je zelo pomembno.

Če se želi vaš nadrejeni sestati iz oči v oči je očitno zelo pomembno. Vendar, če imate v podjetju sestanek, ali v spletnih novicah uporabiti pisavo Times new roman ali Arial morda ni vredno vašega časa.

Naredite to-do listo

V vašem življenju so naloge, ki so enostavne, vsakodnevne in tiste, ki so bolj kompleksne. Nekateri raje opravite enostavne in kasneje težje naloge, drugi ravno obratno ne glede na to v kakšnem zaporedju opravite naloge morate opraviti vse dnevne naloge. Za to potrebujete seznam, s katerim boste lahko sledili svojim nalogam. V dobi pametnih telefonov je za to primerna aplikacija Google Tasks.

Če je katera naloga večjega obesega jo razdelite na več manjših nalog. Primer: Če morate napisati raziskavo, seminarsko nalogo ipd. Si razdelite recimo 2-3 strani na dan, ker to je lažje kot napisati kot 50 ali 100 strani dan pred oddajo.

Nastavite si časovno omejitev tako boste se boste lažje osredotočili na nalogo. Včasih se pa zgodi, da smo preveč osredotočeni na eno nalogo in pozabimo na drugo. 

Eden izmed najbolj zadovoljivih vidikov to-do seznama (liste) je črtane opravljenih nalog. To vam da občutek napredka in ga tudi vizualizira.

Odklopite se

Veliko ljudi preverja svoj telefon, Facebook, Twitter, e-pošto vsakih 5 minut. V Združenih državah Amerike zaposleni porabijo skupno več kot 12.2 miliarde ur za brskanje po socialnih omrežjih kar naj bi stalo ameriško gospodarstvo 650 miliard dolarjev letno. Kar znese na vsakega uporabnika okoli 4452 dolarjev letno, pravi študija na LearnStuff.com

Ista študija se ne nanaša samo na zaposlene, tudi študenti naj bi v povprečju porabili več kot 3 ure na dan za uporabo socialnih omrežij medtem ko samo 2 uri za študij.

Če zaznate, da zaostajate z delom, potem razmislite o izolaciji od socialnih omrežij. Oziroma si naredite urnik kdaj jih lahko uporabljate.

Ne glejte televizije

Kvaliteta TV serije se močno izboljšuje vendar preživetje veliko časa pred televizijo in razmišljanje kaj se bo zgodili v naslednji epizodi vaše najljubše serije pa močno zmanjšuje produktivnost. Ne razumite me narobe ni problem gledanje televizije, ampak samo predstavljajte si koliko bolj produktivni bi lahko bili če bi namesto 5 epizod serije pogledali samo eno. Seveda vsak človek rabi sprostitev vendar je bolje, če aktivno preživimo prosti čas. Še posebej če opravljamo pisarniška dela je bolje, da ne preveč časa preživimo na kavču. Saj s tem lahko tudi ogrožamo svoje zdravje.

Postavite si ambiciozne vendar realistične načrte

Les Brown motivacijski govornik in DJ je nekoč rekel ''Izstrelite se na Luno. Tudi, če zgrešite boste pristali med zvezdami. Če vam uspe v enem dnevu prečrtati vse iz vašega to-do seznama si postavite bolj ambiciozne cilje. Nekateri cilji bi vam morali vzeti tudi 1 teden, 30 dni, 60 ali celo 90 dni. Ljudje, ki imajo višje cilje imajo tendenco biti bolj zadovoljni, kot tisti z nižjimi cilji pravijo v raziskavi objavljeni v Journal of Consumer Reasearch.

Eden izmed bolj pogostih razlogov zakaj ljudje ne izpolnijo ciljev, ker si ne zastavijo roka (deadline) za dokončanje. Cilji bi morali biti zelo specifični in napisani, ker je dobro, da dobimo povratne informacije (feedback) glede ciljev, da si jih lahko redefiniramo, drugače zastavimo.

Cilji bi morali biti osebni in profesionalni. Porabiti čas za uravnoteženje svojega proračuna je lahko osebni cilj, če pa izdelate grafe in tabele (btw to se da v aplikaciji nVitamin izdelati skoraj takoj), da si olajšate določene ponavljajoče naloge na delovnem mestu pa je profesionalni cilj.

Zastavite si čas za obdelavo e-pošte

Jap je čuden naslov, vendar: Vsak dan porabimo veliko časa za pisanje in odgovarjanje na e-pošto, saj je vendar pomemben, če ne že kar osnoven medij pri poslovni komunikaciji. Ampak, če konstantno preverjate e-pošto to lahko tudi pomeni, da imate preveč prostega časa, ki bi ga lahko porabili za delo na drugih nalogah. Urgentne informacije se ponavadi posredujejo prek telefonskih klicev, kot prek e-pošte. Če porabite več kot 2 uri na dan za odgovarjanje na e-pošto, bi morda morali reorganizirati si svoj urnik.

Namesto, da se ustavite sredi dela da bi odgovorili na e-pošto si zastavite npr. Da boste e-pošto pregledali v prvih 15 minutah, ko pridete na delovo mesto in zadnjih 15 minut preden ga zapuste. Tako boste na vso pošto odgovorili v največ 24 urah. Veliko pa pomeni, da znate razbrat pomembnost sporočila že iz naslovne vrstice brez, da bi sploh odpirali in prebrali celotno sporočilo. Če je urgentno sporočilo in želite takojšen odgovor, napišite ''časovno omejeno'' (ali kaj temu podobnega) v nalovno vrstico vendar ne izkoriščajte te fraze za marketing saj boste hitro zgubili kredibilnost.

Nagradite se za upešnost in motivacijo

Ko dosežete nek cilj je pomembno, da se nagradite za (nadaljno) motivacijo. To je lahko z neko materialno dobrino npr. Da si kupite nov DSLR fotoaparat, ko sklenete posel, ki ste si ga zastavili. Ali če se boste rekreirali več kot 20 ur v tednu si boste privoščili suši. Mogoče, samo da pogledate eno epizodo več vaše najljubše TV serije.

Porabite nekaj minut za pripravo na naslednji dan

V nedeljo se odločite kaj boste oblekli čez teden ali pa si dan prej pripravite del vašega kosila za naslednji dan (ali teden). Pripravite si kavo in zjutraj samo prižgete aparat (ali kuhalno ploščo), da imate sveže pripravljeno kavo nasledni dan zjutraj, saj jutra so pogosto kaotična in manj kot boste raztreseni, lažje se boste prebili skozi dan.

Zgodaj spati in zgodaj vstati

Če greste pozno spat in zgodaj vstanete boste tisti dan zelo zmanjšali vašo produktivnost. Če ste napol zbujeni na delovnem mestu, potem je veliko možnosti da bo kvaliteta vašega dela zelo slaba. Človek potrebuje 8 ur spanja v povprečju za najbolše fukcioniranje in če začnete prej delati recimo ob 7h hitro ugotovite, da se je dan precej podaljšal  in lahko več naredite. Benjamin Franklin je nekoč dejal: ''Early to bed and early to rise makes a man healthy, wealthy and wise.'' (Zgodnje spanje in zgodnje vstajanje naredi moža zdravega, bogatega in modrega/pametnega.)