Produktivni in aktivni sestanki potrebujejo jasen cilj, odprt dialog in tudi močnega vodjo. To bo zagotovilo, da vsak sestanek poteka učikovito in brez zapletov.

Določite cilje vnaprej

Naredite strukturo sestanka. Navedite, zakaj imate sestanek in kaj želite doseči. Samo z navedbo idealnih rezultatov, pogosto motivira udeležence (zaposlene) in naredi sestanke bolj plodne. Če ne drugega, pa se povdari cilj, ki ga vsak sestanek zahteva. Še pred začetkom sestanka pa se prepričajte, da vsi udeleženci razumejo cilje. To najlažje dosežemo, če plane in cilje napišemo. Pomembno je tudi, da se pripravite na sestanek. Celotno gradivo in številke naj bodo pripravljeni za hiter pregled in dostop. Lahko si pa preberete kako lažje načrtovati na našem blogu.

Dobite produktivne prispevke udeležencev

Sestanek je namenjen odprti komunikaciji, zato je ključnega pomena, da so odkriti prispevki udeležencev. Odgovornost vodje sestanka je, da poskrbi, da so vsi udeleženci sestanka slišani.  Za spodbujanje odprte razprave se izogibajte (vodje sestanka) svojih mnenj, saj se razpravo  najlažje zaduši, če udeleženci predpostavljajo, da je izid sestanka že vnaprej določen.

Prepričajte se, da ste ključne ideje in odločitve zapisali. To naredite vizualno, da se vidi razvoj dogodkov. Za to naj bo določena oseba, oz. naj to stori vodja sestanka. Zakaj je to pomembno? Ker vsi udeleženci lahko vidijo, katere naloge, ideje in cilje ste si zastavili in sprejeli. To omejuje napake v razumevanju in komunikaciji in spodbuja odgovornost.

Naj bo vsak sestanek pomemben

Odločite se ali je sestanek pomemben in povabite samo ključne ljudi. Velike količine dragocenega časa so porabljene samo zato, ker vodilni (menedžerji) mislijo, da je ključnega pomena neposredna osebna interakcija (osebni pogovor) ali pa ker so postali zadovoljni z določeno rutino. E-pošta je ponavadi dovolj, da svojo ekipo seznanite s poročili o stanju in posodobitvah. Ampak če v vaš posel zahteva takojšnje povratne informacije, potem e-pošta ne bo tako učinkovita kot face-to-face (osebni) sestanek.

Cenite čas vseh

Najpogostejši očitek sestankom je, da je zapravljenega preveč časa. Raziskave kažejo, da je večina sestankov planiranih za 30-60 minut. Zakaj? Ker so to privzete vrednosti elektronskih koledarjev (poslovnikov). Še huje pa je ker gre večina sestankov čez zastavljeno časovnico.

Temu se lahko in se je potrebno izogniti. Cenite čas vseh. Načrtujte sestanek za najnujnešo količino časa, ki ga potrebujete za dosego zastavljenih ciljev. Začnite in končajte pravočasno...in držite se časovnih okvirov! Ne dovolite, da sestanek in razprave gredo izven zastavljenih tirnic. Če se pokaže tema, ki je dovolj pomembna za razpravo, se držite časovnih okvirov ali pa jo prestavite in načrtujte za naslednji sestanek.

Zaključite z akcijskim načrtom

Na koncu sestanka ponovno navedite namene in cilje tega sestanka in kako so bili le-ti doseženi. Preglejte vse akcijske elemente (naloge,zadolžitve,...) preverite če so smotrni. Vsakemu udeležencu pošljite e-pošto s povzetkom sestanka.

Torej veliko odgovornosti za pripravo sestanka nosi vodja. Pri številkah, analizah in grafičnih pregledih vam pa lahko mi pomagamo.