Naš direktor je imel rojstni dan in je ves kolektiv povabil na praznovanje, domov na svoj vrt.

Poleg nas so bili tam njegovi sosedje, vsi precej uspešni lokalni podjetniki.  Po nekaj kozarčkih  je stekel pogovor na temo izstavljanja računov, ponudb, pa tudi kako te stranke kličejo in nahrulijo češ, da na računu niso take cene, kot smo se zmenili, itd.
Poleg tega smo ugotavljali, da si vsi interesenti verjetno  ponudbe ali  bolje rečeno ˝obljubljene zneske˝ zapišejo na papir. (in jih začuda ne izgubijo!)

To me je zelo presenetilo, saj se v našem podjetju že več kot leto dni trudimo, kako zmanjšati papirno poslovanje, (strokoven izraz je uvajamo brezpapirno poslovanje) in mislim, da smo naredili kar velik korak naprej v tej smeri. Seveda lahko pri tem tudi vam pomagamo.

No, da nadaljujem zgodbo... Sogovornikom sem omenil, da njihov software verjetno ne zadovoljuje njihovih potreb. Pa so  pojasnjevali, da je najbolje, če naredijo vse sami, da si vse zapišejo , da se papir ne more izgubiti, ker oni pač vedo kam ga pospravijo, da računalnik enkrat dela, drugič spet ne…

No, potem je pogovor na to temo zamrl.

Meni pa le ni dalo miru in danes sem spet razmišljal ter se naenkrat domislil, da sem pred časom prebral dober članek o tem. Sem ga za vas prevedel↓.

6 razlogov zakaj uvesti brezpapirno poslovanje

1. Avtomatizacija delovnega procesa

Uvedba brezpapirnega poslovanja lahko pripomore k pospešitvi učinkovitosti poslovanja z zamenjavo neučinkovitega oz.počasnega toka papirnatih dokumentov, z avtomatskim tokom podatkov in dokumentov. Digitalna poslovna avtomatizacija pripomore k racionalizaciji časa porabljenega za časovno občutljive naloge s sprožitvijo dogodkov in obvestil, da so ustrezni uslužbenci obveščeni takoj, ko je potrebno ukrepanje.
Zaposlenim tako ni več potrebno fizično izročati dokumentov sodelavcu in s tem se tveganje, da bo dokument pozabljen, založen ali celo uničen, znatno zmanjša. Uporabniki lahko celo nastavijo opomnike, da je zaposleni avtomatsko obveščen, ko dokument potrebuje njihovo pozornost. J Avtomatizirane poslovne rešitve, pogoste naloge, kot so načrtovano arhiviranje dokumentov, plačevanje obveznosti in organizacijska socializacija je mogoče izvajati s pomočjo programiranih avtomatskih delovnih tokov.

2. Pospešitev učinkovitosti

Zaposleni lahko naredijo več in hitreje s prehodom na digitalno . Datoteke, ki so digitalno shranjene   v dokumentno shrambo, so takoj dostopne z delovne postaje (delovnega mesta) zaposlenega. To v zameno prihrani čas zaposlenega, porabljenega za iskanje dokumentov v napolnjenih arhivih, tako da se lahko zaposleni bolje posveti potrebam strank. Torej sprememba na digitalno izboljša kakovost dela v podjetju in izboljša zadovoljstvo strank.
Z zmanjševanjem časa porabljenega za vlaganje, dostop in pridobivanjem papirnatih dokumentov, zaposleni lahko porabijo svoj delovni čas za bolj pomembne naloge.

3. Integrirane rešitve

S prehodom podjetja na digitalno, se vam bo odprlo veliko možnosti za tehnološke integracije: od CRM rešitev do računovodskih kot so moduli nVitamin Finance, Fakture, Prejeta pošta; in analitičnih rešitev (OLAP) kot je modul Poročila. Z elektronsko zbirko za upravljanje podatkov se lahko različne rešitve uvedejo v sistem in s tem pridobite zelo dobro organiziran delovni proces. To omogoča, da zaposleni delajo na nalogah z različnimi platformami in posledično poveča delovno uspešnost in enostavno sledenje napredku.

4. Manj papirja = bolj zeleno

Zeleno je moderno. Z zmanjšanjem količine papirja, ki ga uporabljamo, lahko zmanjšamo negativen vpliv na okolje. Ne samo, da se bo zmanjšal vpliv na okolje, ampak bo vaše podjetje tudi veliko privarčevalo. Glede na to, da so vsi dokumenti vašega podjetja digitalno shranjeni, organizirani in dostopni, ni več potrebe, da bi račune, e-sporočila in ostale dokumente natisnili in jih fizično arhivirali. S tem lahko zelo privarčujete na papirju, črnilu in tonerjih, najemu prostorov za shranjevanje itd. Ko pa arhivirane dokumente ponovno potrebujete, samo poiščete datoteko in jo odprete – brez potrebe za tiskanje!

5. Oddaljena produktivnost

S prehodom na digitalno, zaposleni na terenu lahko takoj dostopajo do njihovih najpomembnejših dokumentov. Ne glede na to ali ste na sestanku s potencialno stranko, obstoječo stranko ali poslovnim partnerjem, terenski uslužbenci lahko postanejo bolj uspešni in učinkoviti z dostopom do poslovnih informacij. Z uporabo mobilne naprave, terenski uslužbenec lahko ureja dokumente, posodablja podatke in celo sodeluje pri nalogah v delovnem procesu, brez da stopi v pisarno. To pomaga zagotoviti, da je posel vedno v teku in da so informacije vedno točne in posodobljene. Zagotovite svojim zaposlenim dostop od kjerkoli in kadarkoli (ps. to je naš slogan) s prehodom na digitalne rešitve za upravljanje podjetja. Ste na vlaku, čakate na letališkem terminalu, cel svet je lahko vaša pisarna. Omogočite oddaljeno delo, da bo več dela opravljenega, ne glede na to, kje ste.

6. Obnovitev po nesreči

Nepričakovane nesreče, kot so požar, poplava ali kraja, lahko ohromijo delovanje podjetja. Veliko podjetij hrani samo eno kopijo dokumenta, torej če so ključni dokumenti uničeni so lahko nenadomestljivi. Je vaše podjetje pripravljeno na incident? S prehodom na brezpapirno poslovanje imajo ključni dokumenti vedno varnostno kopijo, ki je takoj dostopna.  Z možnostjo shranjevanja podatkov v oblak imajo podjetja še vedno možnost dostopa do občutljivih podatkov (seveda ima dostop samo podjetje, čigar so podatki), torej v primeru izrednih razmer je  zagotovljen stalen dostop in celovitost podatkov.

Brezpapirno poslovanje je in bo zelo pomembno za blaginjo podjetja in našega okolja. Ne samo, da bo prehod na digitalno znižal stroške  in racionaliziral produktivnost, ampak lahko s prehodom na elektronsko obdelavo podatkov pomaga podjetju narediti več z manj.

Torej zmanjšajte vašo odvisnost od papirja in naredite svoj del pri obvarovanju našega planeta! Ali pa nas kontaktirate vam bomo svetovali kako.